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Vous quittez la salle de réunion avec un fichier audio de trois heures et un délai serré pour le compte rendu. La retranscription du compte rendu CSE peut passer par une audiotypie, une agence ou un outil qui transforme l’enregistrement en texte structuré le jour même, avant votre relecture. Agilotext cible ce flux pour les secrétaires de séance qui veulent un brouillon hébergé en France, sans coller l’audio dans un chatbot grand public.
Ce guide détaille les formats acceptés, un workflow en sept étapes, et un comparatif honnête avec l’audiotypie classique. Pour choisir un logiciel, voir le guide logiciel compte rendu CSE automatique. Pour le cadre légal de l’enregistrement, le guide juridique transcription réunion CSE.
Compte rendu, PV et « retranscription » : trois niveaux
Le langage courant mélange trois documents :
| Document | Rôle | Longueur typique |
|---|---|---|
| Compte rendu exhaustif | Image fidèle des échanges | Très long (audiotypie) |
| Compte rendu synthétique | Décisions et points clés | Quelques pages |
| Procès-verbal (PV) | Acte formalisé, adopté, transmis | Structuré Code du travail |
La retranscription produit surtout la matière brute ou un CR structuré. Le PV reste votre responsabilité après relecture et vote. Ne promettez jamais à la direction un PV « signé par l’IA » : vous validez le fond.
Le comparatif PV CSE vs compte rendu clarifie les usages internes vs l’acte transmis à l’employeur.
Quels fichiers audio pour un CSE ?
La plupart des outils métier acceptent MP3, M4A, WAV, FLAC ou l’export depuis votre enregistreur numérique. Quelques règles pratiques :
• Un fichier par séance (ou fusion contrôlée) pour éviter les locuteurs mélangés entre réunions.
• Qualité micro : table centrale + micros individuels si la salle est grande ; le bruit ventilateur coûte du temps de correction.
• Durée : au-delà de 2 h, prévoyez une découpe par thème ou une transcription par segments pour accélérer la relecture.
• Métadonnées : nommez `CSE_pleniere_2026-10-20.mp3`, pas `Enregistrement_003.m4a`.
Agilotext accepte les uploads web et mobile (iOS/Android) avec limites selon forfait. Depuis le téléphone, vous pouvez enregistrer en salle puis envoyer le fichier dès la fin de séance, ce qui évite de laisser l’audio sur un dictaphone non chiffré. Le guide fusion audio aide si vous avez plusieurs pistes ou un enregistrement coupé en morceaux.
Sur les comptes Business, joindre l’ordre du jour ou une note préparatoire améliore la structuration du compte rendu (fonctionnalité document de contexte live). Vous restez libre de corriger chaque section avant diffusion aux élus.
Workflow en sept étapes (fichier audio → brouillon relu)
• Vérifier l’autorisation d’enregistrer (information des participants, trace interne). Voir le guide légal cité plus haut.
• Transférer l’audio vers un outil hébergé en France (éviter le stockage perso non chiffré sur un cloud US non encadré).
• Lancer la transcription avec identification des locuteurs si possible (jusqu’à 50 intervenants, empreintes vocales selon forfait).
• Appliquer un modèle de compte rendu (objectif, structure, ton) via les prompts Agilotext, modifiables à la main.
• Corriger noms propres, acronymes entreprise, votes et chiffres dans l’éditeur synchronisé audio.
• Structurer le CR ou le brouillon de PV (ordre du jour, résolutions, réserves des élus).
• Adopter et archiver : conserver l’audio selon votre politique de conservation, diffuser le PV dans le délai réglementaire.
Les données Agilotext sont hébergées en France chez AZ Network, hébergeur certifié HDS v2 et ISO 27001:2022. Agilotext n’est pas titulaire de l’agrément HDS.
Audiotypie, agence ou IA + relecture : tableau comparatif
| Critère | Audiotypie / sténo | Agence rédaction CR | IA Agilotext + secrétaire |
|---|---|---|---|
| Délai typique | Jours à semaines | Variable contrat | Brouillon le jour même |
| Coût visible | €/minute audio | Forfait séance | Offre CSE dédiée (voir ci-dessous) |
| Exhaustivité | Très élevée | Élevée | Élevée si relecture rigoureuse |
| Souveraineté données | À cadrer par DPA | Prestataire FR ou non | France, AZ Network |
| Personnalisation modèle CR | Faible | Élevée (humain) | Élevée (prompt visible) |
| Charge secrétaire | Faible en séance | Faible | Relecture obligatoire |
Pour un comparatif chiffré audiotypie vs IA, lire transcription PV CSE vs audiotypie. Si vous hésitez encore à externaliser toute la rédaction, le guide externalisation rédaction PV CSE pose le cadre prestataire vs outil interne.
Délais : ce que le Code du travail rappelle
Le secrétaire rédige le PV (article L.2315-34 du Code du travail). Le délai de transmission à l’employeur est en principe de quinze jours après la réunion, sauf accord ou procédures spécifiques. Un prestataire ou une retranscription rapide ne remplace pas votre validation : elle libère du temps de frappe, pas de responsabilité.
Anticipez : si l’audiotypie met cinq jours ouvrés, il ne reste que dix jours pour corriger, faire adopter et envoyer. D’où l’intérêt d’un brouillon texte dès le lendemain matin.
Consentement, confidentialité et partage
Les données sociales et les noms des salariés cités sont sensibles. Avant d’envoyer un fichier audio :
• Documentez la finalité (rédaction CR/PV).
• Limitez les destinataires du texte (pas de forward vers une messagerie personnelle).
• Évitez les IA grand public sans contrat ni localisation UE sur un enregistrement brut.
• Si le CR doit circuler hors CSE, envisagez l’anonymisation (Agiloshield) sur les extraits.
Le guide CNIL enregistrement réunion complète ce volet pour d’autres instances.
Erreurs fréquentes avec un fichier audio CSE
• Attendre la fin du mois pour lancer la retranscription alors que le délai PV approche.
• Confondre compte rendu interne et PV transmis sans relecture des résolutions.
• Oublier de renommer les locuteurs (« Élu 1 » reste dans le document final).
• Stocker l’audio uniquement sur une clé USB perdue, sans sauvegarde chiffrée.
• Choisir un outil US sans DPA alors que le DPO demande un sous-traitant UE.
Pour accélérer la relecture, le guide rédiger un PV CSE en moins de 2 heures et le guide PV CSE avec IA détaillent des raccourcis compatibles avec votre charte interne.
Offre CSE Agilotext (tarif et prise en main)
L’offre CSE regroupe transcription, modèles de compte rendu et hébergement France pour les secrétaires de séance : 890 € TTC par an ou 89 € TTC par mois. Un compte test se met en place sur rendez-vous avec l’équipe Agilotext (pas d’essai gratuit public sur cette offre). Détails et prise de contact : offre CSE Agilotext.
Le forfait Pro général (13,99 € HT/mois) reste disponible pour des tests ponctuels, mais le pack CSE est calibré volume et accompagnement secrétaire.
Checklist avant d’envoyer le fichier audio
Avant upload, parcourez cette liste en réunion de bureau :
• L’ordre du jour signé ou validé est disponible pour structurer les titres de sections.
• Les voix hors micro (couloir, téléphone) sont identifiées pour relecture.
• Vous savez qui relit les votes et réserves (secrétaire + élu référent si besoin).
• Le DPO ou le juriste a validé l’outil si des données sensibles sont attendues.
• Vous avez réservé un créneau relecture dans les 48 h suivant la séance.
Cette discipline évite de payer deux fois (retranscription + correction d’urgence la veille du délai PV).
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